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Praxisupdate zur Registrierkassenpflicht / Stand 15.10.2015

Wen betrifft diese Regelung?

Die Regelung betrifft alle Betriebe, egal ob die Gewinnermittlung als Einnahmen Ausgaben Rechner oder Bilanzierer erfolgt. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung sind von dieser Regelung nicht betroffen, außer es handelt sich um eine gewerbliche Vermietung und Verpachtung.

Sobald ein Betrieb in einem Jahr einen Gesamtumsatz ab € 15.000,- erwirtschaftet und zugleich einen Barumsatz von € 7.500,- überschreitet, ist die neue Regelung anwendbar.

Was ist die Registrierkassenpflicht?

Unter der Registrierkassenpflicht versteht man die Verpflichtung alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen.

Was sind Barumsätze?

Barumsätze sind Umsätze, die mit Bargeld, Bankomat- oder Kreditkarte (oder auch andere vergleichbare elektronische Zahlungsmittel), Gutscheinen, Bons oder Geschenkmünzen bezahlt werden.

Zielgeschäfte, bei denen vereinbart ist, dass die Rechnung innerhalb einer Zahlungsfrist überwiesen werden muss, fallen nicht unter die Barumsätze, selbst dann nicht, wenn der Kunde gelegentlich trotzdem bar zahlt.

Wird die Lieferung oder sonstige Leistung teilweise per Erlagschein und teilweise in bar bezahlt, so zählt die Barzahlung als Barumsatz für die Registrierkassenpflicht und damit auch für die Grenze von € 7.500,-.

Beispiel 1: Zielgeschäft und Barzahlung:

Der Kunde erhält eine Rechnung mit der Zahlungsfrist von 10 Tagen. Er überweist den Rechnungsbetrag nicht, sondern bringt dem Unternehmer 10 Tage später das Geld in bar – hier handelt es sich nicht um einen Barumsatz, da das Geschäft ursprünglich als Zielgeschäft vereinbart wurde.

Es wäre nicht einmal ein Bargeschäft, wenn der Kunde trotz Zahlungsfrist die Rechnung sofort in bar begleichen würde.

Beispiel 2: Anzahlung in bar / Rest als Überweisung:

Für die Leistung eines Installateurs wird eine Anzahlung in Höhe € 4.000,- in bar geleistet. Nach Abschluss der Lieferung und Montage – der gesamte Rechnungsbetrag beträgt € 10.000,- – wird der Restbetrag von € 6.000,- per Erlagschein überwiesen.

In diesem Fall zählt die Anzahlung in Höhe von € 4.000,- zum Barumsatz für die Registrierkassenpflicht und damit auch für die Grenze von € 7.500,-.

Bitte beachten Sie, dass bei einem typischen Bargeschäft die Umgehung der Registrierkassenpflicht nicht mit dem Rechnungsvermerk „zahlbar innerhalb von 10 Tagen“, möglich ist!

Ab wann muss die Registrierkasse angeschafft werden?

Sobald Sie in einem Jahr einen Gesamtumsatz ab € 15.000,- erwirtschaften und einen Barumsatz von € 7.500,- überschritten haben, beginnen die Fristen zu laufen.

Die Verpflichtung zur Anschaffung und Nutzung einer Registrierkasse besteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes für die Umsatzsteuer, in der die Grenzen erstmalig überschritten werden – frühestens ab 1.1.2016. Aufgrund dieser Regelung kann es zu einer Verschiebung der Registrierkassenpflicht bis 1.4.2016 kommen. Zum besseren Verständnis erfolgt die Erklärung anhand von Beispielen:

Beispiel 1 Allgemein:

Grenzen überschritten per 10/2015 – monatlicher Voranmeldungszeitraum

Registrierkassenpflicht ab 1.2.2016

Grenzen überschritten per 10/2015 – jedoch vierteljährlicher Zeitraum, Beginn des Fristenlaufes 12/2015, da Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraum 10-12/2015

Registrierkassenpflicht ab 1.4.2016

Beispiel 2 – Kassenarzt mit Privatpatienten:

Gesamtumsatz des Arztes 1-7/2015 € 200.000,- und Barumsätze 1-7/2015 € 7.900,- (1-6/2015 € 7.400,-)

Damit hätte der Arzt mit Beginn des vierten Monats nach der Überschreitung die Verpflichtung zur Registrierkasse, das wäre der 1.11.2015 – der früheste Termin ist aber der 1.1.2016 – damit besteht bei diesem Beispiel die Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016.

Beispiel 3 – Kassenarzt mit Privatpatienten:

Gesamtumsatz des Arztes 1-11/2015 € 200.000,- und Barumsätze 11/2015 € 7.900,- (10/2015 € 7.400,-)

Damit hätte der Arzt mit Beginn des vierten Monats nach der Überschreitung die Verpflichtung zur Registrierkasse, das wäre der 1.3.2016 – damit besteht die Registrierkassenpflicht ab 1.3.2016.

Beispiel 4 – Handelsunternehmen:

Gesamtumsatz 1-10/2015 € 16.000,- und Barumsätze 1-11/2015 € 5.000,-, aufgrund des Weihnachtsgeschäfts erhöhen sich die Barumsätze per Jahresende auf insgesamt € 9.000,-.

Damit besteht mit Beginn des vierten Monats nach der Überschreitung die Verpflichtung zur Registrierkasse, das wäre der 1.4.2016 – damit besteht die Registrierkassenpflicht ab 1.4.2016.

Beispiel 5 – Neugründung Unternehmen

Gründung 1.4.2016, Voranmeldungszeitraum Quartal

Umsätze 4-8/2016 € 18.000,- (erstmalig über € 15.000,- in 08/2016) und davon 50% Barumsätze (damit ist auch die Grenze der Barumsätze von € 7.500,- überschritten). Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum 7-9/2016

Damit besteht mit Beginn des vierten Monats nach der Überschreitung die Verpflichtung zur Registrierkasse, das wäre der 1.1.2017 – Registrierkassenpflicht ab 1.1.2017

Wann fällt die Registrierkassenpflicht wieder weg?

Der Wegfall der Registrierkassenpflicht erfolgt immer per Jahresende oder mit Betriebsaufgabe. Wenn die Gesamtumsätze des Jahres weniger als € 15.000,- betragen oder die Barumsätze kleiner als € 7.500,- sind, entfällt ab Jahresende die Verpflichtung zur Registrierkasse. Damit ist ab 1.1. des Folgejahres die Registrierkasse nicht mehr verpflichtend.

Beispiel 6:

In 2015 Umsatzgrenzen überschritten, daher grundsätzlich ab 1.1.2016 Registrierkassenpflicht.

Umsatz 1/2016 € 6.000,- nur bar

Im gleichen Monat wird der Betrieb umgestellt und es werden zukünftig keine Barumsätze mehr getätigt sondern nur Zielgeschäfte mit einem Umsatz von € 5.000,- pro Monat.

Wegfall mit Jahresende, damit ab 1.1.2017 keine Registrierkassenpflicht mehr

Fallen Vereine auch unter die Registrierkassenpflicht?

Ausgenommen von der Registrierkassenpflicht sind Umsätze von unentbehrlichen Hilfsbetrieben abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften (z.B. Sportvereine, Kunstvereine) die beispielsweise im Rahmen von Veranstaltungen erzielt werden.

Weiters sind Umsätze von entbehrlichen Hilfsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigen Körperschaften ausgenommen, die unter den nachstehenden Voraussetzungen erzielt werden:

  • Umsätze im Rahmen von geselligen Veranstaltungen der Körperschaft, die einen Zeitraum von insgesamt 48 Stunden im Kalenderjahr nicht übersteigen.
  • Die Organisation der Veranstaltung (Planung und Mitarbeit während der Veranstaltung), sowie eine allfällige Verpflegung der Besucher der Veranstaltung wird durch Mitglieder der Körperschaft oder deren nahe Angehörige durchgeführt bzw. bereitgestellt.
  • Bei Auftritten von Musik- oder anderen Künstlergruppen werden nicht mehr als € 1.000 pro Stunde für die Durchführung der Unterhaltungsdarbietungen verrechnet.

Beispiele für Veranstaltungsumsätze von entbehrlichen Hilfsbetrieben, die von der Registrierkassenpflicht betroffen sind:

  • Pfarrfeste
  • Feuerwehrfeste zur Finanzierung von Feuerwehr-Ausrüstung

Was ist das Ziel der Registrierkassenpflicht?

Letztendlich soll eine lückenlose Aufzeichnung aller Barumsätze durch technische Sicherheitseinrichtungen ermöglicht werden. Wird keine Registrierkasse genutzt oder sind die technischen Sicherheitsmerkmale nicht erfüllt, droht eine Finanzstrafe von bis zu € 5.000 sowie eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch die Abgabenbehörde. Nähere Details – insbesondere zu Sonderregelungen und Erleichterungen – können Sie unserem Newsletter entnehmen.

Unabhängig von der Registrierkassenpflicht haben Unternehmer künftig dem Kunden bei Barzahlung immer einen Beleg auszufolgen. Der Kunde hat den Beleg entgegenzunehmen und bis zum Verlassen der Geschäftsräumlichkeiten aufzubewahren. Die Nichtausfolgung eines Belegs kann für den Unternehmer ebenso eine Finanzstrafe bis zu € 5.000 nach sich ziehen.

Wird es Kontrollen geben?

Nach Auskunft des Finanzministeriums wird es Kontrollen durch die Abgabenbehörde geben. Diese sollen einerseits das Vorhandensein von Registrierkassen sowie deren technische Ausstattung überprüfen und andererseits auch die Einhaltung der Belegerteilungspflicht. Diese Kontrollen können Hand in Hand gehen, sodass zunächst der Kunde beim Verlassen des Geschäfts kontrolliert wird, ob er einen Beleg bei sich hat. Kann er keinen Beleg vorweisen, trifft den Kunden dennoch eine Mitwirkungspflicht (zB Auskunft über Höhe und Art der Leistung). Bei Kontrolle des Unternehmens kann die Behörde die lückenlose Belegaufzeichnung (mit oder ohne Registrierkasse) auf Erfassung des zugehörigen Umsatzes prüfen.

Gibt es einen Zuschuss zur Registrierkasse seitens des Finanzamtes?

Für die Anschaffung/Umrüstung kann eine Prämie von € 200 mit der jährlichen Steuerklärung ab 2015 beantragt werden, die dem Abgabenkonto gutgeschrieben wird. Darüber hinaus besteht eine unbegrenzte Absetzbarkeit der Kosten im Jahr der Anschaffung oder auch Umrüstung Ihres bestehenden Systems.

Was ist vor der Anschaffung eines neuen Registrierkassensystems zu beachten?

Zunächst stellt sich die Frage, ob bei einem bereits vorhandenen System überhaupt eine Neuanschaffung notwendig ist. In vielen Fällen sind auch technische Upgrades einzelner Funktionen möglich.

Künftig sind folgende technische Anforderungen zu erfüllen:

  • durch technische Sicherheitseinrichtungen gegen Manipulation geschützt
  • Erfassung aller Umsätze in einem Datenerfassungsprotokoll
  • Datenerfassungsprotokoll muss exportierbar sein (zB Druck, SD-Karte)
  • (ab 2017) Verwendung einer sicheren Signaturerstellungseinheit (registriert auf den Steuerpflichtigen)
  • (ab 2017) Signatur wird mit Umsatz verknüpft und auf Beleg als QR Code abgedruckt

Für die Implementierung der sicheren Signaturerstellungseinheit ab 2017 ist es wichtig, dass Ihr System diese bereits unterstützt oder eine Erweiterung technisch möglich ist.

Was können neue elektronische Aufzeichnungssysteme kosten?

Nachstehend haben wir Ihnen eine Auswahl verschiedener Anbieter zusammengestellt und deren unverhandelte Standardpreise für Registrierkassen angeführt. Die angeführten Preise haben wir telefonisch erfragt und sollten nur ein Richtwert sein.

Vorschriften zur Sicherheitseinrichtung der Registrierkassen

Registrierkassen sind gemäß § 131b BAO (BGBl. I Nr. 118/2015) durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Die technischen Detailspezifikationen dieser Sicherheitseinrichtung sind in der Anlage der mittlerweile notifizierten Registrierkassensicherheitsverordnung beschrieben und wurden mittlerweile über Codebeispiele für eine Übernahme bzw. Kontrolle aufbereitet. Die Codebeispiele sind frei verfügbar und auf der Homepage des Finanzamtes unter www.bmf.gv.at downloadbar.

Zusammenstellung elektronischer Aufzeichnungssysteme

Viele der angebotenen Systeme bestehen aus einer Softwarelösung, die auf einem PC (zumeist Windows) mit zusätzlicher Hardware (zB Eingabeterminal, Kundendisplay, Bondrucker) ausgeführt werden kann. Andere Lösungen bestehen aus einer Kassa, die ebenso mit einer Software ausgestattet ist.

Die dargestellten Systeme sind derzeit erwerblich und sind nach Angaben der Hersteller zumindest nach durchführbaren Softwareupdates tauglich für die kommende Registrierkassenpflicht. Wir haben keine Erfahrung mit den einzelnen Produkten und möchten Ihnen hier nur einen ersten Überblick geben. Wichtig ist, dass Sie sich von Ihrem EDV-Anbieter bestätigen lassen, dass Ihr neues oder auch bereits vorhandenes System den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.

Zusammenstellung einiger elektronischer Aufzeichnungssysteme

MB Kassen & Schanksysteme

www.mbkassen.at

  • Registrierkasse, Bondrucker (benötigt PC zur Datensicherung)
    ca. € 2.300
  • PC, Zusatzhardware, Software
    ca. € 2.800

it & more

www.itandmore.at

  • PC, Zusatzhardware, Software
    ca. € 1.800
  • Software & Bondrucker
    ca. € 1.000

POStronik Datensysteme GmbH

www.postronik.at

  • komplexe Registrierkasse
    ca. € 3.000
  • einfachere Registrierkasse
    ca. € 1.300

ETRON Software GmbH

www.etron.at

verschiedene Komplettsysteme aus PC/Tablet, Software, Touchbildschirm, Bondrucke

von ca. € 1.300 bis € 2.400

zusätzlich ca. € 500 Schulung.

BMD

bmd.com

  • Software ca. € 1.000
  • PC, Zusatzhardware, Software
    ca. € 2.500

TiPOS GmbH

www.tipos.at

PC, Zusatzhardware, Software
ca. € 2.200

Artikel der Ausgabe Oktober 2015

Praxisupdate zur Registrierkassenpflicht / Stand 15.10.2015

Alle wichtigen Infos bezüglich Registrierkassenpflicht finden Sie ab sofort auf unserer Website! Wen betrifft diese Regelung? Was ist die Registrierkassenpflicht? Was sind Barumsätze? ... Hier werden alle Fragen beantwortet!

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